Jakie procedury stosują beneficjenci?
Beneficjenci projektów współfinansowanych ze środków unijnych bardzo często stoją przed trudnym wyzwaniem przeprowadzenia procesu zakupu dostaw, usług lub robót budowlanych w taki sposób, aby z jednej strony pozyskać jak najlepsze oferty, z drugiej natomiast strony, aby zadośćuczynić wymaganiom instytucji finansujących w zakresie dochowania wszelkim ustanowionym procedurom.
W przypadku zamawiających publicznych, którzy stosować muszą przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, ustawa ta staje się dla nich głównym drogowskazem postępowania, natomiast dla zamawiających będących podmiotami sektora prywatnego, głównym dokumentem, który reguluje zasady udzielania zamówień w projektach są Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020 (zwane dalej „Wytycznymi”) (ostatnia wersja tego dokumentu wydanego przez Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej datowana jest na dzień 21 grudnia 2020 r.).
Na czym polegają trudności?
Niestety pewna trudność stosowania Wytycznych polega na tym, że nie jest to dokument kompletny, który uwzględniałby specyfikę czy też branżę w której działa dany zamawiający. Ponadto, w zależności od programu z którego korzysta beneficjent, dodatkowe, nałożone na niego obowiązki, mogą również wynikać z innych dokumentów ustanowionych przez instytucje finansujące, w tym przede wszystkim z umowy o dofinansowanie projektu, która jest zawierana między beneficjentem a daną instytucją finansującą. Na to nakładają się także, bardzo często stosowane przez takich beneficjentów, ich wewnętrzne regulacje w zakresie sposobu prowadzenia procesu zakupowego, a także przepisy powszechnie obowiązującego prawa, jak choćby przepisy Kodeksu cywilnego o przetargu.
Niepokojące zjawisko, które można zaobserwować w stosunku do postępowań przeprowadzanych przez zamawiających z sektora prywatnego, to bardzo częste stosowanie do takich beneficjentów przez instytucje finansujące wzorca postępowania, czy też czasami wprost reguł postępowania, wynikających z przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych lub z przepisów o finansach publicznych. O ile należy się zgodzić, że korzystanie przez beneficjentów ze środków publicznych odbywać się musi zgodnie z regułami ustanowionymi zapisami Wytycznych i umów o dofinansowanie, o tyle stosowanie do ich działań reguł wprost wynikających z ustawy – Prawo zamówień publicznych jest po prostu nadużyciem.
Dlatego, bezpieczne i zakończone sukcesem przeprowadzenie procesu wyboru wykonawcy dostawy, usługi lub roboty budowlanej, wymaga starannych i wypracowanych rozwiązań, które pozwolą pogodzić wymagania instytucji finansujących z optymalnym i efektywnym procesem z punktu widzenia zamawiającego będącego podmiotem sektora prywatnego.
Zasada konkurencyjności
Najistotniejsze z punktu widzenia beneficjentów, przy zamówieniach powyżej 50.000 zł netto, jest staranne stosowanie reguł Wytycznych. Poniżej tego progu, mamy do czynienia z procedurą tzw. rozeznania rynku, która z założenia sprawia jednak mniej problemów. Przy zamówieniach powyżej 50.000 zł netto, Wytyczne nakazują stosowanie jednak bardziej wymagającej proceduralnie zasady konkurencyjności, która z założenia zapewnić ma przejrzystość oraz zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Zanim jednak beneficjent zastosuje wszystkie reguły wymagane przez zasadę konkurencyjności, to przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia powinien dokonać szacowania wartości zamówienia, a także dokonać analizy swoich potrzeb. Istotne jest także aby wszystkie czynności zostały przez niego odpowiednio udokumentowane, na wypadek ewentualnej kontroli, a także w celu zachowania właściwej ścieżki audytu. Czasami warto zastanowić się także nad możliwością dokonania wstępnych konsultacji rynkowych, które wbrew pozorom, nie są zarezerwowane tylko dla zamawiających publicznych.
Jak nie narazić się instytucji i wybrać optymalnego wykonawcę?
Aby prawidłowo zastosować wymagania instytucji, jednocześnie dokonując optymalnego wyboru wykonawcy z punktu widzenia przedmiotu zamówienia i interesu zamawiającego, nie wystarczy skrupulatnie wypełnić wymagania określone w Wytycznych, należy także wymagania te odpowiednio dostosować do specyfiki firmy, a także do takich elementów postępowania jak w szczególności:
- opis przedmiotu zamówienia;
- warunki udziału w postępowaniu;
- kryteria oceny ofert;
- odpowiednie postanowienia umowne;
- zasady komunikowania z wykonawcami;
- związanie ofertą;
- sposoby zabezpieczenia postępowania oraz realizacji umowy;
- podwykonawstwo;
- ubieganie się o zamówienie przez konsorcjum;
- tajemnica przedsiębiorstwa;
- ochrona danych osobowych;
- procedury dokonywania korekt/uzupełnień oferty;
- terminy składania ofert i realizacji umowy.
To tylko przykładowe elementy na które należy zwrócić uwagę. Dlatego najlepszym sposobem na to, aby proces udzielania zamówień w projektach, będący istotnym biegiem z przeszkodami, zakończyć na podium i jednocześnie nie nabawić się kontuzji, należy zasięgnąć fachowej porady, którą gwarantują specjaliści naszej Kancelarii!
radca prawny Piotr Jaros